Fra øvelse til virkelighet

Tekst: Inge Mørland
Foto: Hans Fredrik Asbjørnsen

Reportasjen har tidligere stått på trykk i magasinet HJEM nr. 2-2015.

Å reise er en viktig del av et folkehøgskoleår. Hvert år drar over 7 000 elever på tur til utlandet. 160 av dem er fra Rønningen Folkehøgskole i Oslo, som tilbyr studieturer til Argentina, Brasil, USA, Sør-Afrika, Spania, England og Midtøsten.

– Et folkehøgskoleår er et år med opplevelser for livet, sier rektor Svein Harsten.

– Men jeg vet også hvor ansvaret ligger hvis noe går galt.

Øvelse, øvelse

Siden oppstarten i 1969 har Rønningen Folkehøgskole vært skånet for alvorlige ulykker. Rektoren tror årsaken er en kombinasjon av «strenge sikkerhetskrav», «tilfeldigheter» og «flaks». For han vet at det er en reell fare for at noe kan skje når hans elever og lærere er på studietur.

– Skolen har en egen beredskapsgruppe og beredskapsplan, men vi har aldri fått testet dette ut på ordentlig, sier Harsten.

Derfor kontaktet han Sjømannskirken, som skolen har beredskapsavtale med, for å øve på det verst tenkelige. Målet var å skape trygghet, bevisstgjøre ledelsen rundt sikkerhet og rutiner, samt forberede elevene på utenlandsoppholdet.

Øvelsesutviklingen i krisescenarioet ble styrt med innspill fra tre lag av spillere: klassen på tur, pårørende og media.

Læreren, som var på en fiktiv studietur til Los Angeles med et 20-talls folkehøgskoleelever, spilte øvelsen i gang med en dramatisk telefonoppringning til rektor: «Det har vært en eksplosjon på hotellet vårt. Det er fullt kaos her, og jeg mangler oversikt over hvem som er hvor».

Så ble samtalen brutt.

I løpet av kort tid samlet rektor skolens beredskapsgruppe på møterommet for å få oversikt over situasjonen. Hva vet vi? Hva gjør vi nå? Hvem gjør hva? Hva skal sies til hvem?

Etter hvert som minuttene gikk, ble nye øvelsesopplysninger ringt inn fra læreren i spillgruppen: «De fleste elevene har kommet til rette». «Noen er brannskadd og brakt til ulike sykehus». «En elev er bekreftet omkommet». Lærere og medelever på skolen må informeres. Pårørende må kontaktes. Samtidig begynner bekymrede foreldre å ringe rektor, og journalister invaderer folkehøgskolen på jakt etter flere svar.

Panikkartet

Petter Skants og Kjersti Helland fra Sjømannskirkens beredskapsavdeling er til stede på Rønningen for å observere og veilede under beredskapsøvelsen. Når øvelsen blåses av etter to intense timer, er det fortsatt alvor å spore i ansiktene til de fire i folkehøgskolens kriseledelse. Taklet de pressituasjonene, fulgte de beredskapsplanen og klarte de å ta de riktige beslutningene?

Det er tid for oppsummering og evaluering.

–Planen fungerte bare sånn delvis, innrømmer rektor Harsten.

–Det var et realistisk scenario, men tidsaspektet for øvelsen kunne nok vært lengre. I en reell krisesituasjon ville mye av det vi øvde på, tatt mer tid. Nå måtte vi ganske raskt forholde oss til pågående journalister i gangene. Derfor ble det hele ørlite panikkartet, og vi handlet mer på impuls enn vi normalt ville gjort i en slik situasjon, sier Harsten.

Hva vet vi? Hva gjør vi nå? Hvem gjør hva? Hva skal sies til hvem?

Han er glad for at beredskapsøvelsen avslørte flere forbedringspunkter.

– Det var jo en av grunnene til at vi ønsket å øve. Vi lærte at oppgavene i enda større grad må delegeres og være klare på forhånd. Vi erfarte nødvendigheten av en bedre beredskapsplan, og vi oppdaget små hull i våre interne rutiner. Vi fikk også et godt innblikk i hvordan det kan være å arbeide under press, så alt i alt var denne øvelsen meget viktig og lærerik.

For to år siden var Svein Harstens kollega ved Valdres Folkehøgskole i samme situasjon. Men for rektor Jens Rindal var det ingen øvelse.

Sjokkbeskjeden

22. februar 2014 kolliderte en minibuss med elever fra Valdres Folkehøgskole med en lastebil i Kenya. I alt 20 elever var på vei fra Mount Kenya til Nairobi da ulykken skjedde. I reisefølget var også en lærer, en lokal representant og en guide. Bussjåføren og to elever på 19 og 20 år omkom. Åtte ble skadet.

Hjemme i Norge fikk rektor Jens Rindal sjokkbeskjeden via mobiltelefon. Han innkalte straks skolens beredskapsgruppe, iverksatte innøvde rutiner og fordelte roller og oppgaver. Utenriksdepartementet (UD), Sjømannskirken og forsikringsselskapene ble varslet.

– Det viktigste i en slik ubegripelig situasjon er arbeidet som er gjort i forkant.

Rindal understreker viktigheten av enkle beredskapsplaner, og at det eksisterer en åpen delekultur hva som kan gå galt. Da kommer også de riktige intuitive handlingene i en krisesituasjon.

– Ansatte vet at elevene er førsteprioritet, de skal ha umiddelbar oppfølging. Deretter kommer informasjonsbehovet. Beredskapsgruppen i Norge styrer krisearbeidet og all informasjon skal kun gå til gruppen. Alle opplysninger skal være sanne før eventuell videreformidling.

Derfor var det rektor som fikk den første telefonen fra Kenya, og ingen SMS-er eller oppdateringer i sosiale medier ble sendt fra elevene eller lærer på ulykkesstedet.

– For oss var det viktig at elever og pårørende hadde riktig og tilstrekkelig informasjon før pressen kom på banen, sier Rindal.

Sjømannskirken skapte møteplasser for sorg, noe som ble viktig og helende i sorgbearbeidingen.

Traumatisk opplevelse

Trykket fra media var stort da den første meldingen om dødsulykken i Kenya nådde Norge. I tillegg måtte rektor Jens Rindal ta den tunge jobben å kontakte med alle berørte.

– Vi sto midt i en kompleks og uforutsigbar situasjon. Elevene befant seg i et afrikansk land med en helt annen infrastruktur og helsesystem enn det vi er vant til.

Reisefølget fra Valdres Folkehøgskole var fordelt på tre minibusser. Elevene i den første bussen fikk ikke vite om ulykken før de var tilbake på hotellet i Nairobi på kvelden. Den tredje minibussen kom like bak bussen som kolliderte. Disse elevene ble igjen i byen Nanyuki der de skadde var innlagt på sykehus.

Da ulykken ble varslet, opprett UD umiddelbart et kriseteam med egen pressekontakt i Norge. Tre diplomater fra ambassaden var plass i Nanyuki og Nairobi i løpet av tolv timer. Dagen etter ankom to prester fra Sjømannskirken og bisto i krisehåndteringen, debrifingen og sorgarbeidet.

Rektor Rindal berømmer innsatsen til UD og Sjømannskirken.

– Uten den raske hjelpen hadde vi ikke kunne gi en nødvendig oppfølging; UD med sin lokalkunnskap om forholdene i landet, spesielt med hensyn til logistikk, politi og sykehus, og Sjømannskirkens kompetanse på menneskers reaksjoner og behov i kriser. En varm profesjonalitet som vi ikke kan få rost nok. Sjømannskirken skapte møteplasser for sorg, noe som ble viktig og helende i sorgbearbeidingen. I tillegg frigjorde det ressurser for meg som rektor midt i krisen.

Endret rutiner

I etterkant har Valdres Folkehøgskole styrket bevisstheten rundt sikkerhet og beredskap på studieturer til utlandet. Sjømannskirken fulgte opp og evaluerte krisehåndteringen, og skolens opprinnelige beredskapsplan ble endret. I tillegg ble det iverksatt flere konsekvens- og ulykkereduserende tiltak.

– Noen rutiner ble endret umiddelbart. Heretter brukes det for eksempel aldri små minibusser på utenlandsturer, men heller større busser hvor de fremste setene skal stå tomme. Vi har også redusert antall timer på veien og gjennomgått de ulike stedene i landene vi drar til, sier rektor Jens Rindal.

Men tragedien i Kenya fikk ingen konsekvenser med tanke på fremtidige skolereiser.

– Hvert år sender vi 140 elever på turer til dels fjerntliggende reisemål. Våre aktiviteter skal være tryggest mulig og det er gjort et nødvendig sikkerhetsarbeid på forhånd. Men vi kan aldri gardere oss mot ulykker, verken i Norge eller resten av verden.

Reportasjen har tidligere stått på trykk i magasinet HJEM nr. 2-2015.

Er du i utlandet? Husk å laste ned Sjømannskirkens nød-app.